Le problème

« J’ai fait un export d’un logiciel vers Excel mais je ne peux pas exploiter mes données. Mes nombres sont en format texte. Que puis-je faire ? »

La solution

C’est le problème de presque tous les exports vers Excel… même un export de Cegid ou Sage, qui pourtant, sont des logiciels comptables, peut générer des nombres stockés en format texte. Et la moindre formule nous renvoie #VALEUR… et là, c’est le drame, surtout si nos données font plusieurs centaines voire plusieurs milliers de lignes… Ne vous inquitez pas, Mister Excel a la solution… Tout d’abord, pour certains nombres, généralement ceux inférieurs à 1 000, il est possible de le faire en passant par : Données / convertir.

Un premier exemple avec cette méthode

Nous avons en colonne B des données chiffrées stockées au format texte.

Attention, cette méthode ne peut convertir qu’une colonne à la fois. Si vous selectionnez plus d’une colonne, vous aurez un message d’erreur comme celui-ci :

Après ce subtile mais nécessaire conseil, passons à la suite: comme vous pouvez le voir, les nombres sont alignés à gauche. Vous verrez à la fin du traitement qu’ils seront alignés à droite… c’est un détail, mais qui a toute son importance

Je sélectionne la plage à convertir, ici B4 :B10 et je clique donc sur Données/convertir

J'arrive donc ici:

Je clique sur Suivant et voici ce que vous devez avoir :

Décochez Tabulation puis re-suivant (c’est pas très compliqué jusqu’ici… ). C’est bon, tout le monde est au même écran que moi ? alors on continue. Normalement, après avoir cliqué sur Suivant, vous avez cet écran :

Vous pouvez constater que la phrase entourée d’un cadre rouge est celle qui nous intéresse ici : ici, le standard se coche par défaut, ce qui est parfait, il ne reste plus qu’à faire terminer et… miracle, vos données sont converties. On le remarque à l’alignement à droite des données. Vous voyez, je ne vous avez pas menti tout à l’heure en vous disant que ce détail avait une grande importance… Maintenant, les données sont exploitables.

Attention, il arrive que certains logiciels exportent les données avec des espaces (notamment lorsque le nombre est supérieur à 999). Par exemple:

• 10 001
• 234 546
• 456 321 654

Dans ce cas, la méthode expliquée au dessus ne fonctionne pas. Il faut passer par une autre méthode, beaucoup plus simple mais seulement si nous suivons à la lettre ce que je vais dire (enfin écrire )

Pour supprimer l’espace, plusieurs méthodes sont possibles. Seulement, avant cela, il faut bien savoir de quel espace nous parlons… Ben oui, sur Excel, il existe plusieurs sortes d’espaces dont les 2 que nous ayons besoin :

En fait, beaucoup de personne font Edition/remplacer (CTRL + H). C’est la bonne méthode, cependant, elles tapent l’espace non sécable et font remplacer par rien… Sauf qu’Excel n’est pas dupe et vous envoie un message de ce genre :

J’ai envie de vous dire « normal » puisque Voici ce qui se passe :
- « Monsieur le logiciel, remplace moi l’espace non sécable pour que je puisse retraiter mes données » et à cette ordre, la réponse que vous n’attendez pas :
- « Non, je ne peux pas, je ne trouve pas ton caractère. »

A partir de là s’engage un combat entre l’ordinateur et vous Pour remedier et gagner le combat , une solution : copier l’espace entre 2 chiffres. Pour cela, mettez vous dans la cellule (par exemple en faisant F2) et ensuite, selectionner l’espace et le copier.

Refaire la manip CTRL+H et dans la ligne rechercher, vous mettez l’espace que vous avez copié : CTRL+V et là, l’ordinateur va vous modifier les données. Maintenant, vos données sont exploitables…

Ah ces ordinateurs… faut vraiment leur macher le boulot …

Exemple : Dans le tableau ci-dessous, j’ai des données au format texte avec un espace pour les milliers.

Je fais CTRL+H et je colle l’espace que j’ai copié auparavant et là : mes données sont converties... C'est pas beau Excel ?

Voilà, tel est la fin de cette astuce…